Egy egyéni digitális névjegy kiválasztása egyszerű: tetszik a profil, működik a kártya, kész. Céges szinten más a helyzet. A névjegyrendszer a munkatársak adatait kezeli, a cég arculatát képviseli, és évekig együtt kell élni vele. Az alábbi tizenkét kérdés abban segít, hogy a választás ne a demó szépségén múljon, hanem azon, hogyan viselkedik a rendszer egy átlagos hétköznapon – és egy rossz napon.
Hogy nálunk ezek hogyan működnek, azt a cégeknek szóló oldalon és a nagyvállalati oldalon írjuk le. Ez a cikk szolgáltatófüggetlen ellenőrzőlista.
Arculat és szerkesztés
- Beállítható egy céges sablon, amely minden profilra érvényes? Logó, színek, gombstílus, céges linkek. Ha minden munkatárs maga állítja be, fél év múlva ahány profil, annyi arculat lesz.
- Zárolhatók egyes mezők? A munkatárs módosíthassa a saját fotóját és telefonszámát, de a céglogót, a céges weboldalt és a jogi szöveget ne. Kérdezd meg, mezőnként szabályozható-e.
- Hogyan zajlik egy arculatváltás? A helyes válasz: egy központi módosítás, és minden profil frissül. A fizikai kártyák designjáról is érdemes kérdezni – az új arculathoz kell-e új kártya, vagy a semleges kivitel ezt kiváltja.
Munkatársak és kártyák
- Hogyan kerülnek be a munkatársak? Tíz főnél még működik az egyenkénti felvitel, száz főnél már tömeges import kell (például CSV), meghívó e-mailekkel.
- Mi történik kilépéskor? A profilnak egy lépésben deaktiválhatónak kell lennie, hogy a kártya ne a volt munkatárs adatait mutassa egy partnernek. Kérdezd meg azt is, mi lesz az általa gyűjtött kapcsolatokkal.
- Áthelyezhető a kártya egy új munkatárshoz? Ha a chipen csak egy link van, és a hozzárendelés a rendszerben történik, igen – nem kell új kártyát rendelni.
- Letiltható egy elveszett kártya, és pótolható ugyanahhoz a profilhoz? Ez biztonsági és költségkérdés is.
Jogosultságok és nyomon követhetőség
- Milyen szerepkörök vannak? Legalább tulajdonos, admin és tag szint kell. Nagyobb cégnél fontos, hogy több admin legyen, és hogy a jogosultságokat a szerver ellenőrizze, ne csak a felület rejtse el a gombokat.
- Visszakövethető, ki mit módosított? Egy audit log megkíméli a céget a „ki írta át a céges telefonszámot?” típusú nyomozásoktól.
Adatok és kilépés a szolgáltatásból
- Milyen adatot gyűjt az analitika? Profilmegtekintéshez nem kell a látogató IP-címét tárolni vagy követő sütit használni. Kérdezd meg pontosan, mi rögzül egy megnyitáskor.
- Kik az adatfeldolgozók, és milyen szerződéses háttérrel? Tárhely, adatbázis, e-mail-küldés, fizetés – ezeknek szerepelniük kell az adatkezelési tájékoztatóban. A céges megfelelést az adatvédelmi felelősötökkel érdemes átnézetni; erről a GDPR-cikkünkben is írunk.
- Mi történik, ha szolgáltatót váltanátok? Exportálhatók a kapcsolatok és a profiladatok? Meddig maradnak elérhetők a profilok a szerződés vége után? Ezt jobb a szerződéskötés előtt tisztázni, mint utána.
Hogyan használd ezt a listát?
Nem kell, hogy minden kérdésre tökéletes válasz szülessen – egy tízfős cégnek nem feltétlenül kell audit log, egy ezerfősnek viszont igen. Jelöld meg azt a három-négy kérdést, amely nálatok a legfontosabb, és ezekre kérj konkrét, írásos választ. Egy jó szolgáltató azt is megmondja, ami még nem működik – például ha egy funkció csak fejlesztés alatt áll.
Ha nálunk tennéd fel ezeket a kérdéseket, írj az ajánlatkérő oldalon – a válaszokat a csapatod méretéhez igazítva adjuk meg.